De gigantische impact van de wereldwijde corona-crisis op ons dagelijks leven, onze sociale contacten en onze professionele beroepsactiviteiten, is meer dan bekend. Maar wat met het vennootschapsleven en de verplichtingen die daarmee gepaard gaan?
Voor vele rechtspersonen eindigt het boekjaar op 31 december. De verplichting om de jaarlijkse algemene vergadering te houden binnen de 6 maanden na afsluiten van het boekjaar, zorgt voor drukte in de maanden april – mei – juni.
De vraag die zich stelt: is het onder de geldende overheidsmaatregelen nog verantwoord en toegelaten om een (fysieke) algemene vergadering bijeen te roepen? En zo ja, onder welke voorwaarden?
In een Koninklijk Besluit van 9 april worden de mogelijkheden en te nemen maatregelen uiteengezet.
De regel is en blijft natuurlijk dat een algemene vergadering een fysieke bijeenkomst vereist. Kan u de social distancing in acht nemen, dan mag u (maar moet u niet) een fysieke algemene vergadering bijeenroepen. De verplaatsing naar de locatie van de algemene vergadering moet aanzien worden als essentiële verplaatsing.
Het bestuursorgaan zou de aandeelhouders evenwel ook kunnen verplichten om te stemmen via volmacht. Dit zou toelaten dat de algemene vergadering in beperkte kring wordt georganiseerd. De statutaire beperkingen op dit vlak worden tijdelijk uitgeschakeld. Hoewel de volmacht zelf vormvrij is, dient zij duidelijke steminstructies te bevatten.
Een derde mogelijkheid is de keuze om de algemene vergadering schriftelijk te laten doorgaan. Hoewel schriftelijke besluitvorming onder het normale regime slechts mogelijk is indien alle aandeelhouders dit unaniem goedkeuren, kan het bestuursorgaan onder het “corona-regime” de schriftelijke besluitvorming opleggen, zelfs als de mogelijkheid om schriftelijk te besluiten statutair is uitgesloten.
Ook vergaderen via video- of teleconferentie behoort tot de mogelijkheden. Net als bij schriftelijke besluitvorming is het ontbreken van een statutaire clausule die vergaderen via video- of teleconferentie toestaat geen beletsel in de huidige corona-tijden. Voorzie in dat geval wel de technische mogelijkheid om de identiteit van de aanwezigen te controleren, tenzij iedereen mekaar kent.
Een andere mogelijkheid is dat aandeelhouders op voorhand en schriftelijk hun stem uitbrengen. Hoewel deze mogelijkheid in principe enkel mogelijk is binnen de NV en indien zulks statutair is voorzien, wordt het toepassingsgebied uitgebreid naar de BV en de CV. Een statutaire clausule is niet noodzakelijk. Deze optie is echter wellicht niet de meest interessante, aangezien de rechten van aandeelhouders op die manier zouden kunnen uitgehold worden. De vennootschap zou bijvoorbeeld kunnen beslissen om het vraagrecht te beperken (bv. door aandeelhouders te verplichten eventuele vragen voorafgaand en schriftelijk te communiceren) en dus los te koppelen van het stemrecht.
Hecht u toch veel belang aan een fysieke bijeenkomst, dan beschikt u tot slot ook over de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen (zelfs als deze al is bijeengeroepen). Het KB van 9 april voorzag de mogelijkheid tot uitstel voor alle algemene vergaderingen die gepland staan tot en met 3 mei, doch dit werd bij KB van 28 april verlengd tot alle algemene vergaderingen die gepland staan tot en met 30 juni. De termijn van uitstel van de wettelijke termijnen bedraagt 10 weken, wat betekent dat u uw algemene vergadering ten laatste dient te organiseren op 8 september 2020.
Opgelet: het uitstel is niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief eigen vermogen of in geval van bijeenroeping van een algemene vergadering op verzoek van de commissaris-revisor of op vraag van minstens 10% van de aandeelhouders.
Conclusie: er zijn derhalve heel wat mogelijkheden voorhanden om uw algemene vergadering te organiseren met alle respect voor ieders gezondheid. Lukt dit niet, dan is de wetgever flexibel en aanvaardt zij een uitstel van de wettelijke termijnen.
Zo u vragen zou hebben over de impact van COVID-19 op uw rechtspersoon, op de organisatie van uw algemene vergadering of gewoon advies wenst over de optimale keuze van besluitvorming, dan kan u steeds terecht bij Van Eeghem / OndernemingsAdvocaten.
Maarten Devreese